Быстрая регистрация

Авторизация

Lost Password

Забили свой пароль? Укажите вашу электронную почту. И мы вышлем вам ссылку на вашу почту с новым паролем

Авторизация

Быстрая регистрация

Отчетные документы

Документы, прилагаемые к финансовым отчетам по грантам

В данном разделе представлена информация о перечнях отчетных финансовых документов, которые необходимы для подтверждения расходования средств, предоставленных в качестве гранта (субсидии).

Представленная информация составлена с учетом изучения рекомендаций грантодателей и носит обобщающий характер.

Внимание!!! Грантодатель может выдвигать дополнительные требования по отчетным документам – внимательно читайте рекомендации, предоставляемые грантодателем.

Статья расходов Для грантополучателей – физических лиц Для грантополучателей – юридических лиц
Оплата труда штатных работников Заключение договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (глава 48) возможно, но на практике данная статья очень редко применяется грантополучателями.

1. Трудовой договор, должностная инструкция и соглашения о внесении в него изменений (Трудовой договор с руководителем проекта; Трудовой договор с бухгалтером проекта; Дополнительное соглашение к трудовому договору (Смена фамилии сотрудника)*; Дополнительное соглашение к трудовому договору (Изменение оклада)*);

2. Приказы о приеме работника, о направлении в командировки, о предоставлении отпусков (Приказ о приеме работника на работу*; Приказ о направлении работника в командировку; Приказ о предоставлении отпуска работнику);

3. Штатное расписание и должностная инструкция (Штатное расписание*; должностная инструкция руководителя проекта; Должностная инструкция бухгалтера);

4. Расчетные ведомости (Расчетно-платежная ведомость*);

5.Платежные поручения;

6.Табели учета рабочего времени (Табель учета рабочего времени*);

7. Расчет страховых взносов (в произвольной форме);

8. Копии документов об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при выполнении работниками трудовых функций, требующих определенной подготовки или специальных знаний;

9. Согласие на обработку персональных данных (если в договоре данное согласие не прописано) (Согласие на обработку персональных данных).

Выплаты физическим лицам по гражданско-правовым договорам 1. Договор оказания услуг (Договор оказания услуг с тренером;Договор оказания услуг с социологом; Договор возмездного оказания услуг*);

2. Акты об оказании услуг (выполнении работ) (Акт о сдаче-приемке оказанных услуг);

3. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка если в акте о сдаче-приемке оказанных услуг отсутствует позиция о получении средств) или электронный перевод средств лицу, оказавшему услугу;

4. Копии документов об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при оказании услуг (выполнении работ), требующих определенной подготовки или специальных знаний;

5. Согласие на обработку персональных данных (Согласие на обработку персональных данных).

При договоре ГПХ между физическими лицами исполнитель самостоятельно уплачивает НДФЛ 13% и подает декларацию 3-НДФЛ до 30 апреля (Налоговый кодекс РФ ст. 419 и 420).

1. Договор оказания услуг (Договор оказания услуг с тренером; Договор оказания услуг с социологом;    Договор возмездного оказания услуг*);

2. Акты об оказании услуг (выполнении работ) (Акт о сдаче-приемке оказанных услуг);

3. Расчет страховых взносов (в произвольной форме);

4. Платежные поручения;

5. Копии документов об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при оказании услуг (выполнении работ), требующих определенной подготовки или специальных знаний;

6. Согласие на обработку персональных данных (если в договоре данное согласие не прописано) (Согласие на обработку персональных данных).

Страховые взносы 1. Документ, подтверждающий оплату взносов.

Заказчик услуг обязан за физическое лицо-исполнителя уплатить страховые взносы на ОПС 22% и ОМС 5,1%, а также встать на учет в налоговой, как плательщик данных взносов (Налоговый кодекс РФ ст. 419 и 420).

1. Платежные поручения.
Командировочные расходы Применяется в отношении штатных работников и соответственно не актуально для грантополучателей – физических лиц. 1. Приказы о направлении в командировки (Приказ о направлении работника в командировку*; Приказ о провдедении выездных семинаров);

2. Авансовые отчеты (Авансовый отчет форма N АО-1*);

3. Проездные документы (электронные билеты, проездные документы установленной формы);

4. Посадочные талоны (при пользовании самолётом);

5. Счета гостиниц (с указанием фамилий проживающих, сроков проживания и категорий номеров) и, при оплате проживания работниками, кассовые чеки и (или) квитанции;

6. Платежные поручения.

Аренда нежилого помещения 1. Договор аренды (Договор аренды нежилого помещения*; Договор аренды недвижимости (нежилого помещения)*) или субаренды;

2. Акт приема-передачи помещения (Акт приемки-передачи недвижимости (нежилого помещения)*);

3. Копия свидетельства о государственной регистрации права на помещение или выписка из единого государственного реестра недвижимости, содержащая сведения о зарегистрированных правах на помещение;

4. Счета, акты;

5. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) или электронный перевод средств арендатору. 5. Платежные поручения.
Коммунальные услуги

1. Договоры с ресурсоснабжающими организациями, исполнителями эксплуатационных и коммунальных услуг (если договором аренды или субаренды не предусмотрена оплата услуг по счетам, выставляемым арендодателем);

2. Счета, акты;

3. Документ, подтверждающий передачу средств или электронный перевод средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) ресурсоснабжающим организациям или арендатору. 3. Платежные поручения.
Услуги связи, почтовые услуги 1. Кассовые чеки, квитанции (по почтовым отправлениям).

2. Договоры об оказании услуг связи и акты об оказании услуг связи (в учреждениях, предоставляющих услуги связи и почтовые услуги используются свои формы договоров и актов) (если заключаются).

1. Договоры об оказании услуг связи (в учреждениях, предоставляющих услуги связи и почтовые услуги используются свои формы договоров и актов);

2. Счета, акты;

3. Авансовые отчеты (Авансовый отчет форма N АО-1*), кассовые чеки, квитанции (по почтовым отправлениям, оплаченным работниками грантополучателя с последующим представлением авансовых отчетов);

4. Счета-фактуры (если подлежат выставлению);

5. Реестр отправки корреспонденции (почтовые расходы);

6. Платежные поручения.

Услуги банков Не применяется Банковские ордера.
Приобретение оборудования 1. Кассовые и (или) товарные чеки;

2. Договоры и акты (если заключаются; традиционно продавцы используют свои формы договоров и актов);

 

Грантодатели в основном настаивают на наличии кассовых чеков и товарных чеков.

В свою очередь в соответствии со ст. ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения, а также организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных пунктом 2 статьи 346.26 Налогового кодекса Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующие товар (работу, услугу) в порядке, установленном Федеральным законом от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа», до 1 июля 2018 года.

В соответствии со ст. 493. ГК РФ если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, в том числе условиями формуляров или иных стандартных форм, к которым присоединяется покупатель, договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара.

 

Отдельно стоит обратить внимание на онлайн покупки. Так, в соответствии со ст. 1.2. Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ пользователи при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом, и применением устройств, подключенных к сети «Интернет» и обеспечивающих возможность дистанционного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем или уполномоченным им лицом при осуществлении этих расчетов, обязаны обеспечить передачу покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, указанные покупателем (клиентом) до совершения расчетов. При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе пользователем не печатается.

 

Обращайте внимание на предоставляемые вам документы. Так в соответствии с ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

1. Договоры с поставщиками (если заключаются; традиционно продавцы используют свои формы договоров и актов);

2. Счета;

3. Товарные накладные;

4. Авансовые отчеты (Авансовый отчет форма N АО-1), кассовые и (или) товарные чеки (по оборудованию приобретенном работниками грантополучателя с последующим представлением авансового отчета);

5. Счета-фактуры (если подлежат выставлению).

6. Платежные поручения;

7. Приходный ордер (Приходный ордер форма № М-4*).

Аренда оборудования

1. Договор аренды (Договор аренды движимого имущества (оборудования)*) или субаренды (со всеми приложениями, указанными в нем);

2. Документ, которым оформлена передача арендуемого оборудования (Акт приемки передачи оборудования*);

3. Счета, акты (если подлежат составлению в соответствии с договором);

4. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) или электронный перевод средств арендатору.

3. Авансовые отчеты (Авансовый отчет форма N АО-1*), кассовые чеки и (или) квитанции (по аренде, оплаченной работниками грантополучателя с последующим представлением авансового отчета);

4. Счета, акты (если таковые предусмотрены

договором аренды или субаренды);

5. Счета-фактуры (если подлежат выставлению);

6. Платежные поручения.

Программное обеспечение (включая справочные информационные системы, бухгалтерское программное обеспечение) 1. Лицензионные или иные договоры (традиционно продавцы используют свои формы договоров и актов);

2. Накладные или акты на предоставленные права использования программного обеспечения (лицензии, экземпляры программного обеспечения);

3. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) или электронный перевод средств. 3. Платежные поручения.
Канцтовары и расходные материалы 1. Кассовые и (или) товарные чеки;

2. Договоры и акты (если заключаются; традиционно продавцы используют свои формы договоров и актов)

 

См. комментарий к статье «Приобретение оборудования»

1. Договоры с поставщиками (если заключаются; традиционно продавцы используют свои формы договоров и актов);

2. Счета;

3. Товарные накладные;

4. Авансовые отчеты (Авансовый отчет форма N АО-1*), кассовые и (или) товарные чеки (по оборудованию приобретенном работниками грантополучателя с последующим представлением авансового отчета);

5. Счета-фактуры (если подлежат выставлению).

6. Платежные поручения;

7. Приходный ордер (Приходный ордер форма № М-4*).

8. Акт об использовании ТМЦ (Акт об использовании ТМЦ).

Оплата услуг 1. Договоры с исполнителями услуг (Договор возмездного оказания услуг*; Договор возмездного оказания услуг 2*);

2. Счета, акты (Акт приемки-сдачи оказанных услуг*);

3. Кассовые чеки и (или) квитанции (БСО).

3. Авансовые отчеты (Авансовый отчет форма N АО-1*), кассовые чеки и (или) квитанции (по услугам, оплаченным работниками грантополучателя с последующим представлением авансового отчета);

4. Счета-фактуры (если подлежат выставлению);

5. Платежные поручения.

Разработка и поддержка сайтов, информационных систем 1. Договоры с исполнителями услуг (Договор на создание и техническую поддержку сайта);

2. Счета, акты (Акт о сдаче приемке выполненных работ оказанных услуг);

3. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) или электронный перевод средств.

3. Счета-фактуры (если подлежат выставлению);

4. Платежные поручения.

Проезд к месту проведения мероприятий и обратно

В случае аренды ТС:

1. Договоры (Договор аренды транспортного средства с экипажем*);

2. Акты;

3. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) или электронный перевод средств.

3. Счета;

4. Платежные поручения.

В случае компенсации ГСМ специалистам проекта:

1. Договор оказания безвозмездных транспортных услуг (Договор оказания безвозмездных транспортных услуг);

2. Акты (Акт приемки выполненных безвозмездных транспортных услуг);

3. Чеки;

4. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) или электронный перевод средств.

4. Маршрутные листы (Маршрутный лист);

5. Платежные поручения;

6. Приказы (Приказ о провдедении выездных семинаров).

В случае компенсации расходов участникам мероприятий и специалистам:

1. Ведомость выплат;

2. Кассовые чеки;

3. Проездные документы (билеты, электронные билеты);

4. Посадочные талоны (при пользовании воздушным транспортом);

5. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) или электронный перевод средств.

5. Договор оферты (Публичная оферта);

6. Авансовые отчеты (для специалистов организации) (Авансовый отчет форма N АО-1*);

7. Платежные поручения.

Оплата проживания

В случае организации проживания:

1. Договоры (с указанием фамилий проживающих, сроков проживания и категорий номеров; традиционно гостиницы используют свои формы договоров и актов);

2. Акты;

3. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) или электронный перевод средств.

3. Счета;

4. Платежные поручения.

В случае компенсации за проживание:

1. Счета и (или) акты гостиниц (с указанием фамилий проживающих, сроков проживания и категорий номеров);

2. Ведомость выплат;

2. Кассовые чеки и (или) квитанции (БСО).

3. Документ, подтверждающий передачу средств или электронный перевод средств.

2. Кассовые чеки и (или) квитанции (при оплате проживания работником грантополучателя с последующим представлением авансового отчета);

3. Договор оферты (Публичная оферта);

4. Авансовые отчеты (для специалистов организации) (Авансовый отчет форма N АО-1*);

5. Платежные поручения.

Оплата питания

В случае организации питания:

1. Договоры, меню (договор по питания);

2. Акты (Акт);

3. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) или электронный перевод средств.

3. Счета;

4. Счет-фактура (если подлежит выставлению);

5. Платежные поручения.

В случае компенсации за питание:

1. Ведомость компенсационных выплат;

2. Кассовый и (или) товарный чеки.

3. Договор оферты (Публичная оферта);

4. Авансовые отчеты (для специалистов организации) (Авансовый отчет форма N АО-1*);

5. Кассовый и (или) товарный чеки (по продуктам, приобретенным работником грантополучателя с последующим представлением авансового отчета);

6. Платежные поручения.

Издательские, полиграфические и сопутствующие расходы

1. Договоры (если заключаются; традиционно типографии используют свои формы договоров и актов);

2. Акты (по услугам);

3. Кассовые и (или) товарные чеки;

4. Экземпляры изготовленной продукции;

5. Документ, подтверждающий передачу средств (расписка о получении средств или запись о получении средств в акте) или электронный перевод средств.

3. Счета;

4. Товарные накладные (по изготовленной продукции);

5. Авансовые отчеты (Авансовый отчет форма N АО-1*), кассовые и (или) товарные чеки (по расходам, произведенным работниками грантополучателя с последующим представлением авансового отчета);

6. Экземпляры изготовленной продукции;

7. Счета-фактуры (если подлежат выставлению);

8. Платежные поручения;

9. Приходный ордер (Приходный ордер форма № М-4*);

10. Акт об использовании ТМЦ (Акт об использовании ТМЦ);

11. Ведомость выдачи МТЦ (Ведомость выдачи МТЦ).

* Документ предоставлен / подготовлен с использованием СПС КонсультантПлюс